在庫管理の目的やPOSシステムを導入するメリットを徹底解説！

ビジネスを行ううえで在庫管理を適切に行うことは大変重要です。

在庫管理の目的や得られるメリットは実に多様なため、全て把握することは難しいところがあります。そこで本記事では、在庫管理にはどのような目的やメリットがあるのかを詳しく解説しています。

また小売業では、在庫管理にPOSシステムや販売仕入・在庫管理システムを活用することがおすすめです。

そこで記事の後半では、POSシステムや販売仕入・在庫管理システムを導入するメリット・デメリットについても紹介しています。今後、在庫管理の手段としてPOSシステムや販売仕入管理システムの導入を検討している場合には、ぜひ本記事の内容をご参考になさってください。

在庫管理とは？

在庫管理とは企業や店舗が商品や原材料を適切な量、保持するために必要な業務です。入荷・保管・使用・販売・発注など、流通に関わるあらゆるプロセスで在庫管理の必要性が生じます。

たとえば、入庫した在庫の数をカウントして発注数量と差異がないか確認したり、品質に問題がないかを検品したりすることは在庫管理の一環です。また在庫の消費・販売による数量の減少に応じて適正な量の発注をかけることも、在庫管理においては欠かせません。

在庫管理の目的

在庫管理の目的について解説します。

キャッシュフロー改善するため

キャッシュフローを改善するためには、在庫管理が不可欠といえます。

在庫量が適切ならば速やかに販売できるため現金化が容易ですが、在庫量が需要を超えると売れ残りが増え、商品の現金化が難しくなるためです。

結果として割引販売やクリアランスセールを行う必要が生じ、利益が減少します。さらに賞味期限のあるものの場合、長期保管によって品質が劣化し、最終的に廃棄せざるを得なくなることがあります。これでは見込まれていた利益のみならず、原価分まで現金化する機会を失ってしまいます。

その点、適正な在庫量を保つことで迅速な現金化が見込まれるとともに、過剰在庫によって生じうる値引きや廃棄を防げるのです。

このように在庫管理は、キャッシュフローの改善を目的として実施されます。

チャンスロス（機会損失）を回避するため

在庫管理が十分でない場合、商品が売り切れを起こしやすくなり、お客様に商品を販売する機会を失うケース（チャンスロス）が増えてしまいます。そのためチャンスロスの回避を目的として在庫管理が実施されるのが一般的です。

売り切れを防ぐためには、単品ごとの数量がいくつあって、いくつ売れているかをつかみ、将来必要な数量を正確に割り出す必要があります。しかし、在庫管理が行われなければいくつ売れて、いくつ残っているのか分かりません。勘や経験に頼った発注になってしまうため、在庫の不足が生じやすくなるわけです。

チャンスロスが繰り返されると、売上・利益の減少に加え、顧客の信頼も損なわれるなど、経営への深刻な打撃を与えることになりかねません。そのため安定した経営を進めるうえで、チャンスロスの防止を目的とした在庫管理が必要になるのです。

適切な在庫管理がもたらす3つのメリット

適切な在庫管理によってもたらされるメリットを3種類紹介します。

1．生産性の向上が見込める

在庫管理によって、生産性の向上が見込めます。

適切な在庫量を維持することで、必要な商品・材料を探しやすく取り出しやすい状態を作ることが可能です。顧客の要求に速やかに対応でき、機会損失を防ぎつつ顧客満足度を高められます。

在庫管理が適切ならば、在庫不足を察知して事前に発注を行えるため、機会損失を防げます。

また在庫が管理された状態では、入庫・保管・発注などの業務に費やす時間を削減できるため、接客や販促など、売上につながる業務に集中できるゆとりが生まれます。

このように在庫管理を通じて時間や資源を効果的に使用できるようになるため、生産性が向上するのです。

2．余剰在庫を削減できる

適切に在庫管理することにより、余剰在庫が削減されやすくなります。在庫管理を通じて蓄積する販売データをもとに、将来見込まれる需要を正確に予測できるようになるためです。

余剰在庫はキャッシュフローを悪化させるのみならず、保管スペースを圧迫します。保管スペースに在庫が満載になった状況は、従業員が新たな商品の発注を躊躇することにつながります。そのため、必要な商品が不足し、不要な在庫ばかりが溜まるといった悪循環に陥りやすくなるのです。

一方、余剰在庫が減ることで、従業員が適正な量の商品・原材料を発注できる環境が築かれます。

在庫の見通しが良くなるため重複発注を防げたり、保管スペースに余裕があるため需要が見込める分の発注を積極的に行えたりするわけです。

余剰在庫が減ると、在庫の品質劣化も防げるため、値引きや廃棄にかかるコストも削減できます。

3．管理コストの削減

在庫管理を行うことにより、管理コストの削減が見込めます。

在庫管理が不適切な状況では過剰在庫を抱えるリスクが高まり、保管コストが増大します。倉庫のレンタル費用や保険料、値引きや商品の廃棄など、保管によってかかるコストはさまざまです。

在庫管理を適切に行うことにより、従業員はデータに基づいた発注が行えるようになるため、在庫が過剰になる状態を防げて保管コストが削減されます。

また在庫が減ると、保管スペースの視認性が向上します。これにより従業員が発注にかける時間が削減できたり、重複発注を減らせたりできるわけです。このように適切に在庫を管理することで、さまざまなコストを削減でき、企業や店舗の利益を高められます。

在庫管理の手段

在庫管理の手段には3つの種類があるため、この章で紹介します。

在庫管理の手段1．在庫管理表

手書きまたはExcelで在庫管理用の帳票を作成し、品名・品番・数量・入出庫日などを記録する手法です。Excelを使って作成する場合には、数式を使った自動計算やソート、フィルタリング機能を駆使して、手書きよりも効率的に在庫管理を行えます。

ただし手書きするにせよExcelにせよ手作業には変わりないため、記入時にミスが起こりやすく、リアルタイムでの在庫変動の反映も難しいものです。在庫管理の正確性に欠けるところがあります。

特に大量の商品や原材料を扱う場合には、作業負担が膨大になるため適しません。在庫管理表を使った在庫管理は小規模なビジネスかつ、なるべくコストを抑えたい場合にのみ、推奨される手法といえるでしょう。

在庫管理の手段2．販売仕入・在庫管理システム

販売仕入・在庫管理システムとは、在庫管理の精度を向上させるために開発されたソフトウェアです。

バーコードスキャナーを活用した商品情報の読み取りが可能なため、手動によるデータ入力作業を削減できて、作業効率が向上します。また入出庫のデータをリアルタイムで更新できるため、在庫の過不足や品切れのリスクを事前に感知でき、防止につなげられます。

たくさんの商品・原材料を扱う企業にとっては、販売仕入・在庫管理システムの導入が推奨できます。

販売仕入・在庫管理システムを導入するメリットは、過剰在庫を防止できるため管理コストを効率的に削減できる点です。

一方で、デメリットとして初期投資が高額になりがちなところもあります。また、販売仕入・在庫管理システムは基本的に店頭での販売を管理するPOSレジ機能を備えていないケースが多いものです。とりわけ小売業のように顧客への商品販売が主な業態では、販売仕入・在庫管理システムだけでは在庫管理に限界が生じます。

販売取引を管理するためには販売仕入・在庫管理システムに加え、POSレジの導入が必要です。また販売仕入・在庫管理システムとPOSシステムを同期させるための中間ソフトウェアも必要となり、さらなるコスト増になる可能性があります。

在庫管理の手段3．POSシステム

POSシステム（ポイント・オブ・セール・システム）は、商品が販売された時点の情報を記録・管理するソフトウェアとそれに付随する機器の総称です。

POSと聞くと、販売機能のみを持つレジをイメージするかもしれません。POSシステムは売った時点の情報を記録して商品・消費者の傾向を分析するシステムです。商品の販売時にPOSレジを使うと、取引データがリアルタイムで在庫データへと反映されます。さらには商品ごとに売上データも蓄積するため、販売傾向や顧客行動の分析が可能です。

よってPOSシステムは販売取引の多い、小売店や飲食店に適しています。

従来、POSシステムの導入には、ローカルサーバーやバックヤードPCなどのハードウェアを複数設置しなければならず、初期投資が高額になることがありました。

しかし近年では自前のパソコンやタブレットに専用のアプリをインストールして使用するクラウド型POSが登場しています。

クラウドPOSシステムは、サーバーや専用のPCなどのハードウェアを必要とせず、比較的低コストで導入できるため、普及が進んでいる状況です。

POSシステムと販売仕入・在庫管理システムの違いは？

POSシステムと販売仕入・在庫管理システムは、いずれも在庫管理に活用できるソフトウェアですが、両者には違いがあります。

販売仕入・在庫管理システムは、商品の入庫、保管、出庫の管理を行うシステムで、過剰在庫や品切れを避けるために設計されています。しかし、店頭での対面販売であるレジ機能がありません。

一方、POSシステムは販売管理を主な目的としており、販売時の取引記録を即座に在庫データへと反映させられます。しかし、POSシステムでも入庫や出庫管理の機能は含まれない場合が多くあります。

従来、入出庫から販売までをカバーするためには、販売仕入・在庫管理システムとPOSシステムの両方を導入する必要があったため、コスト高になる傾向にありました。

しかし、最近では販売管理と入出庫管理を統合した、オールインワンのクラウド型POSシステムも登場しており、低コストかつ簡単に設置できる状況になっています。

在庫管理にPOSシステムを使うメリット

この章では他の在庫管理方法と比較して、POSシステムを使うメリットについて解説します。

生産性が高まる

POSシステムで在庫管理を行うことのメリットの一つは、手作業による管理に比べて生産性が高まる点です。

POSシステムの導入により従業員が手作業で記録・更新する手間が省けたり、ヒューマンエラーが減少して修正作業を減らせたりできます。

在庫管理にかかる作業時間が削減されると、従業員は販促や接客など売上に直結する業務に集中できるようになるのです。このようにPOSシステムの導入は、結果として店舗運営の生産性を向上させ、売上と利益の増加へと貢献します。

業務効率が高まる

POSシステムを利用することで業務効率も大幅に向上します。

販売データがリアルタイムで在庫データに反映されるため、在庫の過不足を速やかに特定し、発注数量を適切に調整できます。これにより、過剰在庫による保管コストや在庫不足による売り逃しを減らせるなど、経営の効率化を図れます。

さらに、本部と店舗が分担して業務を行える点も、効率化に繋がります。たとえば新商品の登録やセール価格の設定などは店舗ごとに実施するより、本部で一括して処理したほうが効率的なのです。

このようにPOSシステムは、さまざまな面で業務効率を向上させられるツールです。

複数の店舗を一括で管理できる

POSシステムを使用する大きなメリットの一つは、複数店舗の在庫を一括で管理できる点です。

全店舗の売上と在庫データがオンラインを通じて集約される仕組みになっており、どの店にどの商品がどれだけ残っているかを、店を訪れずとも即座に確認できます。

これにより、ある店舗で商品が余っている場合、それを他の需要が高い店舗へと移動させる判断が迅速にできるようになるわけです。

POSシステムの導入により、店舗ごとの在庫管理の水準にムラがなくなります。

値引きや廃棄のデータが可視化される

POSシステムには、値引きや廃棄のデータが集約されます。そのためどの商品が値引き、または廃棄されている傾向にあるかを正確に把握できるわけです。

値引きや廃棄が多い商品については、生産や発注を減らしたり、販促方法を見直したりといった判断が迅速にできます。これにより過剰在庫や不要なコストを削減し、全体の収益性を向上させられるのです。

在庫管理にPOSシステムを使うデメリット

この章では、他の在庫管理方法と比較して、POSシステムを使うデメリットを解説します。

コストがかかる

POSシステムの導入や運用については、コストが大きくなりがちです。

特に従来主流だったローカルで使用するPOSシステムは、バックヤードPCやローカルサーバーなどのハードウェアの購入とメンテナンスに多額のコストを必要としました。

しかし近年はクラウド型POSシステムのようにコストを抑えられる選択肢も増えています。これらを活用することにより、大規模な設備投資が必要なくなっている状況です。

そのため、これまでコストがネックとなりPOSシステムの導入に踏み切れなかった事業者にとっても、利用を検討する余地が生まれています。

災害時データ紛失の危険性がある

ローカルで使用しているPOSシステムの主な弱点の一つは、落雷などの災害時やハードウェア破損の際に、データを紛失してしまう可能性があることです。

従来、POSシステムで情報のやり取りを行うために、ローカルサーバーを設置して社内ネットワークを構築する必要がありました。

店舗やオフィス内にサーバーコンピューターが設置されている場合、ハードウェアが破損すると販売・仕入・在庫・顧客データなど大切なデータを紛失する恐れがあるのです。

このリスクを軽減するため、無停電電源装置（UPS）やバックアップ用の機材を導入するのが一般的ですが、サーバーやPOSレジを支えるだけの高スペックのUPSはコストが高くなる傾向にあります。

一方、近年普及しているクラウドベースのPOSシステムならばサーバーの設置は不要で、データは全てクラウド上に保存されます。そのためデータ紛失のリスクがなくなるわけです。

クラウド型POS管理システム「商メイト」

商メイトは卸売業から小売業まであらゆる業態の在庫管理に適したクラウド型POSシステムです。ハンディーターミナルを活用した売上、発注、仕入れ、商品移動、棚卸作業など、在庫管理を大きく効率化するオプション機能を、複数備えています。

各店舗のデータを中央で一元管理できるため、複数店舗の運営にも最適です。さらにはショッピングサイトとの連携もできるように設計されています。これによりオンラインとオフラインの垣根を超えた、全く新しい在庫管理が実現できるのも、商メイトを導入する大きな強みです。

商メイトの製品ページは以下のリンクよりご覧ください。

必要な在庫が必要な分だけお店にある姿。商メイトとともに構築していきませんか？

まとめ

この記事では在庫管理を行う目的や、メリットについて紹介しました。

在庫管理はキャッシュフローの改善や機会損失の削減を目的として行われることが一般的です。適正な在庫管理によって、生産性の向上につながったり管理コストが下がったりと、経営面にさまざまな恩恵がもたらされます。

在庫管理の手段としては在庫管理表を作成したり、販売仕入・在庫管理システムを導入したりといくつかの手段があります。とりわけ小売店や飲食店のように販売取引が主となる業態には、販売データがリアルタイムで反映されるPOSシステムの導入が適しているわけです

従来、POSシステムの導入には、ローカルサーバーやバックヤードPCなど設備投資が大きくなりがちでしたが、現在は比較的低コストで導入できるクラウド型POSシステムもあります。

どういった手段で在庫管理を行うべきなのかは業態や規模によって異なるため、この記事の内容を参考に検討していただくことをおすすめします。